재직증명서 발급 방법: 직장인이라면 꼭 알아야 한다!(발급 어려울 때 대안법)

직장생활을 하다보면 재직증명서라는 걸 제출해야 하는 상황이 발생하곤 합니다. 재직증명서란 말 그대로 재직 사실을 증명하는 서류일텐데 이 서류가 왜 필요한 걸까요? 재직증명서에는 어떤 내용이 들어가야 하는 걸까요? 재직증명서는 어떻게 발급 받을 수 있을까요?

이번 글에서는 재직증명서의 뜻과 재직증명서가 필요한 경우, 작성 방법과 양식, 발급 방법까지 알아보도록 하겠습니다.

만약, 이전 직장에 연락이 어려운 분들은 아래 국민건강보험 공단에서 국민건강보험 자격 득실 확인 등 보험 가입 이력으로 갈음할 수 있습니다.

재직증명 대신 보험 이력 출력하기

오늘 인퐁과 함께 알아볼 내용

재직증명서: 근무 중이라는 사실을 증명하는 서류

재직증명서란 근로자가 해당 직장에 근무 중이라는 사실을 증명하는 서류입니다.

이 문서는 근로자가 어떤 직장에 다니고 있는지, 직장에서 어떤 직급과 직책을 맡고 있는지, 재직 중인 근로장에 대한 기본적인 근무 사실을 회사에서 보증해주는 증명서라고 할 수 있습니다. 물론 직원뿐 아니라 대표자 역시 본인이 작성해서 제출할 수 있습니다.

재직증명서와 경력증명서는 근로기준법에서 ‘사용증명서’라는 이름으로 명기되어 있으며 근로자가 요청하면 즉시 발급해주도록 규정하고 있습니다.

🔎 재직증명서 법적 근거

근로기준법

제39조(사용증명서) ① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.


근로기준법 시행령

제19조(사용증명서의 청구) 법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.

참고자료) 재직증명서 예시

💡 재직증명서와 경력증명서의 차이는?

1️⃣ 재직증명서
재직증명서는 현재 근무 중인 회사에 재직 중이라는 사실을 증명하는 서류입니다.

2️⃣ 경력증명서
이미 퇴사한 근로자가 해당 회사에서 근로했다는 사실을 증명하는 서류입니다.

두 서류의 큰 차이는 서류를 발급 받는 시점의 본인의 상태라고 할 수 있습니다.

“현재” 재직 중인 직장에서 발급 받는 건 재직증명서, 
”퇴사한 이후” 전 직장에서 발급 받는 건 경력증명서입니다.

재직증명서 용도: 언제, 어떤 상황에서 필요할까?

재직증명서는 현재 재직 중인 직장에서 근무 중이라는 사실을 증명하는 서류라고 했는데요. 재직증명서는 주로 본인의 신분, 소속, 재직 상황, 신용을 증명할 때 필요합니다. 재직증명서가 주로 쓰이는 상황은 다음과 같습니다.

💰 대출 받을 때
은행 등 금융기관에서 대출 받을 때 금융기관에서 신청인의 재직 상황과 신용도를 확인하기 위한 목적으로 재직증명서를 요구합니다.

💳 신용카드 발급 받을 때
일반적으로 신용카드는 신분증만 있으면 신청이 가능하지만 고객의 상황에 따라 재직증명서를 요구하는 경우가 있습니다. 특히 직장인이라면 소득증빙을 위해 재직증명서, 급여명세서 등이 필요할 수 있습니다.

🛂 여권, 비자 발급 등 공공기관 제출용
여권을 발급 받거나 비자 발급을 신청할 경우 공공기관으로부터 재직증명서 제출을 요청 받을 수 있습니다.

💼 이직, 파견근무 등 기업 제출용
재직 중에 새로운 직장에 이직할 때, 또는 파견근무할 때 기존 직장에서의 근로 사실을 증명하기 위한 목적으로 재직증명서가 필요할 수 있습니다.

재직증명서 작성 방법: 정해진 양식이 있을까?

1. 재직증명서에 반드시 들어가야 하는 내용

재직증명서는 근로자의 요청에 따라 회사에서 발급하도록 의무화되어 있지만, 정해진 양식은 따로 없습니다. 하지만 아래의 내용이 반드시 들어가야 합니다.

🧑 근로자 인적사항
근로자의 이름, 주민등록번호, 주소 등 개인정보

💼 근로자 재직사항
회사명, 직책, 직급, 재직기간 등 근무정보

📑 재직증명서 발급용도
재직증명서 발급 용도, 발급 날짜 등

🏢 재직증명서 발급기관
회사 대표자의 이름, 사업자번호, 대표자 확인 서명, 날인 등

2. 재직증명서 작성 방법

재직증명서 작성 양식은 정해져 있지 않지만 일반적으로 1️⃣ 인적사항 2️⃣ 재직사항 3️⃣ 발급기관으로 구조를 나눠서 작성합니다.

아래 이미지를 참고해주세요.

1️⃣ 인적사항
근로자의 ‘성명’, ‘주민등록번호’, ‘주소’를 기입합니다. 가장 기본적이며 동시에 가장 중요한 내용이기 때문에 잘못 기입하지 않도록 주의합니다.

2️⃣ 재직사항
현재 근무 중인 회사에서 본인이 속한 ‘부서’와 현재 직장에서 본인의 ‘직위(직책)’, 입사한 날부터 재직증명서를 작성하는 날까지 ‘재직기간’, 그리고 재직증명서를 제출하는 ‘용도‘, 즉 발급받는 이유에 대해 명시합니다. 정확한 사실만 기재되도록 확인하며 작성해야 합니다.

📝 재직사항 작성 예시

- 근무부서: 영업부

- 직책: 대리

- 재직기간: 2020년 8월 1일 - 2023년 10월 4일 현재까지

- 제출용도: 은행 제출용

3️⃣ 발급기관
재직증명서를 발급하는 회사(기관)에 대한 정보와 대표자에 대한 정보 및 확인이 담겨야 합니다.
‘발급하는 회사명(기관명)’, ‘회사(기관)의 대표자 이름’, ‘사업자등록번호’ 등의 정보를 기입합니다.
중요한 건 ‘대표자의 날인‘을 반드시 받아야 합니다. 문서가 회사를 통해 공식적으로 확인 및 발급됐다는 사실이 이 부분에서 증명이 되기 때문에 반드시 날인을 챙겨야 합니다.

⚠️ 재직증명서 작성 시 주의사항

☑️ 재직증명서는 회사 또는 기관에서 공식적으로 작성 및 발급해야 합니다. 개인이 임의로 작성할 경우 법적인 처벌을 받을 수 있습니다. 또한 공적인 문서이기 때문에 구어체가 아닌 문어체로 작성해야 합니다.

☑️ 재직증명서는 원본을 제출해야 합니다. 사본이나 스캔본은 인정되지 않을 수 있습니다.

☑️ 재직증명서는 필요한 내용만 간략하게 담아야 하며, 정확한 사실을 기재해야 합니다. 실제 내용과 다른 부분이 있다면 정정해야 하고, 승진 등 갱신된 사항에 대한 정보도 반영해야 합니다.

재직증명서 발급이 어려울 때 대안은?

1. 재직증명서 대체 가능한 국민연금 가입자 가입증명

재직증명서나 경력증명서는 근로자가 요청할 경우 반드시 발급해주도록 의무화되어 있지만 회사의 사정, 또는 본인의 사정 등으로 재직증명서 발급이 어려울 경우에는 어떻게 해야 할까요?

앞서 재직증명서는 본인의 신분, 소속, 재직 상황, 신용을 증명할 때 필요하다고 했는데요. 재직증명서 발급이 어려울 경우에는 국민연금공단에서 발급하는 ‘국민연금 가입자 가입증명’으로 대체가 가능합니다.

참고자료) 국민연금 가입자 가입증명 예시

국민연금은 만 18세 이상 ~ 만 60세 미만이며 직장 또는 사업을 통해 돈을 벌고 있는 모든 국민이 매월 일정한 금액의 보험료를 내고 은퇴로 더 이상 일을 할 수 없을 때, 또는 예기치 못한 질병이나 장애, 또는 사망에 이르렀을 때 본인, 또는 유족에게 매월 일정한 액수의 돈을 지급하는 공적연금입니다.

국민연금 가입자 가입증명에는 본인이 근무했던 직장 정보와 현재 재직 중인 직장에 대한 정보가 담겨 있기 때문에 재직증명서를 대체할 수 있습니다. 또한 시간과 장소에 구애받지 않고 인터넷으로 편리하게 발급이 가능하기 때문에 직장을 거치는 등 번거로운 과정을 거치지 않아도 됩니다.

2. 국민연금 가입자 가입증명 인터넷 발급 방법

국민연금 가입자 가입증명은 국민연금공단 홈페이지를 통해 발급이 가능합니다. 발급 방법은 아래와 같습니다.

1️⃣ 국민연금공단 홈페이지(https://www.nps.or.kr/)에 접속한 후 [가입증명서 발급]을 클릭합니다.

2️⃣ 간편인증, 공동인증을 통해 로그인합니다.

3️⃣ 로그인 후, [증명서 등 발급]에서 [가입증명서(국/영문)]을 클릭합니다.

4️⃣ 개인정보 수집 및 이용내역을 확인 후 [동의함]을 체크하고, 하단의 [확인]을 클릭합니다.

5️⃣ 국민연금 가입내역을 통해 가입기간과 사업자명을 확인할 수 있습니다. [프린터발급]을 클릭하면 국민연금 가입자 가입증명 서류 발급 받을 수 있습니다.

지금까지 재직증명서의 뜻과 재직증명서가 필요한 경우, 작성 방법과 양식, 발급 방법, 발급이 어려울 경우 대체할 수 있는 국민연금 가입자 가입증명 발급 방법까지 알아봤습니다.

재직증명서는 ‘현재 재직 중’인 회사에서 근무하고 있다는 사실을 증명하는 서류이며, 경력증명서는 ‘과거 재직했던’ 회사에서 근무했던 사실을 증명하는 서류라는 점, 재직증명서 발급이 어려울 경우에는 국민연금공단 홈페이지를 통해 간편하게 ‘국민연금 가입자 가입증명’을 발급 받아서 대체할 수 있다는 점 꼭 기억해주세요.